Meddig kell megőrizni a számlákat, bizonylatokat?
Adózási szempontból az adók megállapításához használatos bizonylatokat az adó megállapításához való jog elévülésig kell megőrizni, azaz 5 évig. Ezt viszont mindig a bevallásra előírt határidő évének utolsó napjától kell számítani, tehát, ha például a 2017-es társasági adó bevallását 2018 májusában kellett beadni, akkor 2018. december 31-étől számítva 5 év múlva, azaz 2023. december 31-én évül el a megállapításhoz való jog. Viszont ezen szabályt a következő felül írja:
A könyvelés alapdokumentumait – 8 évig kell megőrizni. Ide tartoznak azok az okmányok, amelyek egy gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztják alá. Az üzleti beszámolót, üzleti jelentést, leltárt, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet, analitikus és részletező nyilvántartásokat is 8 évig kell megőrizni. (Ugyanúgy számolva az éveket, mint fent.) Ez a fő szabály ! Vagyis a 2018-as anyagokat 2026 december 31-én lehet leghamarabb megsemmisíteni. (a 2019-es anyagokat 2027 december 31-én stb.)
Ez alól is vannak kivételek, például a teljesítési időpontot magában foglaló év utolsó napjától számított 10 évig kell megőrizni a távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylatait. (Ez a telekommunikációs szolgáltatásokat, a rádió és audiovizuális szolgáltatásokat, valamint az elektronikus szolgáltatásokat jelenti)
A fenti kivétel szám szerint kevés adózót érinthet, de az alábbi szabály viszont mindenkit:
Azokat a bizonylatokat, amelyek a szolgálati idő megállapításához, a nyugdíj kiszámításához szükségesek, nem szabad sosem selejtezni. Ilyenek egyes bér- vagy munkaügyi nyilvántartások !
Ez utóbbi miatt már betároláskor érdemes ketté választani a soha el nem évülő, és az idővel megsemmisíthető dokumentumokat ! (Szerencsés esetben a könyvelőtöl már eleve szétválasztva kapjuk meg)
Fontos: Megszűnés esetén a felszámoló vagy végelszámoló köteles gondoskodni fentiekről. Mivel általában a cég ügyvezetője a végelszámoló, így a cég megszűnése után is neki kell őriznie a dokumentumokat.
